Hastanelerde KVKK Danışmanlığı: Sağlıkta Veri Güvenliği ve Yükümlülükler
Günümüzde dijitalleşmenin hızla artmasıyla birlikte kişisel verilerin korunması, her sektörde olduğu gibi sağlık sektöründe de kritik önem taşımaktadır. Özellikle hastaneler, poliklinikler, doktorlar ve eczaneler gibi sağlık hizmeti sunan kurumlar, çok hassas ve özel nitelikli kişisel verileri işler. Bu nedenle, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında bu verilerin korunması, işlenmesi ve güvence altına alınması zorunludur.
Hastanelerde KVKK danışmanlığı, sağlık kurumlarının yasalara uygun hareket etmesini sağlar ve olası ihlallerden doğacak riskleri minimize eder. Peki, hastaneler KVKK kapsamında hangi sorumluluklara sahiptir? Özel hastaneler bu yükümlülükleri nasıl yerine getirmelidir? Bu yazımızda hem özel hastaneler için hem de genel anlamda sağlık kuruluşlarının KVKK uyum süreçlerini detaylıca ele alacağız.
Özel Hastaneler için KVKK Danışmanlığı
Özel hastaneler, hastaların sağlık bilgileri başta olmak üzere biyometrik ve genetik verilerini toplar ve işler. Bu veriler özel nitelikli kişisel veri sınıfında yer aldığı için işlenmesinde çok daha sıkı kurallar vardır. Kanunun 16. maddesi ve KVKK’nın geçici 1. maddesi gereğince özel hastaneler, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) kayıt olmak zorundadır.
VERBİS Kaydı ve Kayıt Zorunluluğu
Özel hastaneler, Kanunun 16. maddesi ve KVKK’nın geçici 1. maddesi gereğince özel hastaneler, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) kayıt olmak zorundadır.
VERBİS’e kayıt yaptırmayan özel hastaneler için ciddi idari para cezaları mevcuttur. Örneğin, kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen hastaneler için 272.380 TL’den başlayıp 13.620.402 TL’ye kadar cezalar uygulanabilmektedir.
Aydınlatma Yükümlülüğü
Özel hastaneler, hastalar başta olmak üzere veri işledikleri tüm ilgili kişileri kişisel veri işleme süreçleri hakkında bilgilendirmek zorundadır. Bu süreçte hangi verilerin neden işlendiği, verilerin ne kadar süreyle saklanacağı gibi konular açık ve anlaşılır şekilde ilgili kişilere aktarılmalıdır.
Aydınlatma yükümlülüğüne uymayan kurumlar da 68.083 TL’den başlayıp 1.362.02 TL’ye kadar para cezası alabilir. Bu nedenle, aydınlatma metinlerinin doğru hazırlanması ve ilgili kişi gruplarına uygun kanallarla sunulması büyük önem taşır.
Zorunlu Belgelerin Hazırlanması
Kanun, veri sorumlularının kişisel verilerin işlenme süreçlerini ayrıntılı şekilde belgelemelerini zorunlu kılar. Özel hastanelerin;
- Veri İşleme Envanteri,
- Gizlilik Sözleşmeleri,
- Aydınlatma Metinleri,
- Açık Rıza Metinleri,
- İç Denetim Formları,
- Veri İmha Tutanağı gibi belgeleri
hazırlamaları gereklidir. Bunlar hastanenin çalışma yapısına göre özel olarak hazırlanmalı ve düzenli olarak güncellenmelidir.
Veri Güvenliği Yükümlülükleri
Özel hastaneler, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini, erişilmesini ve muhafazasını engellemekle yükümlüdür. Bu bağlamda teknik ve idari tedbirler alınmalı;
- Çalışanların erişim yetkileri dikkatle düzenlenmeli,
- Personel farkındalık eğitimleri düzenlenmeli,
- Elektronik ve fiziki ortamlarda güvenlik sağlanmalı,
- Hasta verilerinin lokal yedekleri oluşturulmalı,
- Veri aktarım kanalları güvence altına alınmalıdır.
Bu tedbirlerin eksik olması halinde 29.503 TL ile 1.966.862 TL arasında idari para cezası riski vardır.
Kurul Kararlarının Yerine Getirilmesi
KVKK Kurulu’nun inceleme ve kararlarına özel hastanelerin hızlı ve eksiksiz şekilde uyum sağlaması gerekir. Kurul kararlarının 30 gün içinde yerine getirilmemesi halinde, yüksek miktarda para cezaları gündeme gelir.
Veri İşleme Faaliyetlerinde Temel İlkeler
Hastaneler, tüm veri işleme süreçlerinde KVKK’nın temel ilkelerine uymalıdır:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk,
- Verilerin doğru ve güncel tutulması,
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı ve ölçülü olması,
- Kanun ve düzenlemelerde belirtilen süreler kadar saklanması.
Bu ilkeler hem hasta haklarını korur hem de hastanenin yasal risklerini azaltır.
İlgili Kişilerin Haklarının Korunması
Kişisel verisi işlenen her kişi KVKK kapsamında;
- Verilerine erişim,
- Düzeltme veya silme,
- İşlemeye itiraz etme,
- Veri taşınabilirliği gibi haklara sahiptir.
Özel hastaneler, bu haklara ilişkin talepleri 30 gün içinde yanıtlamak ve gerekirse reddetme gerekçelerini açıklamakla yükümlüdür.
Hastane, Poliklinik, Doktor, Eczanelerin KVKK Sorumlulukları
Sağlık sektöründe farklı yapılar ve çalışanlar, KVKK kapsamındaki sorumlulukları paylaşır ve kişisel verilerin korunmasında ortak hareket etmek zorundadır.
Sağlık Kuruluşlarının Veri Sorumluluğu
- Kamu Hastaneleri ve Sağlık Bakanlığı: Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü, merkez ve taşra teşkilatıyla tüm kamu hastanelerini tek bir veri sorumlusu olarak temsil eder. Bu nedenle bu kurumların VERBİS’e ayrı ayrı kayıt zorunluluğu bulunmamaktadır.
- Özel Hastaneler, Vakıf Üniversite Hastaneleri, Muayenehaneler: Bunlar kendi VERBİS kayıtlarını yapmak zorundadır.
- Poliklinikler ve Doktorlar: Hizmet sunumları sırasında hastaların sağlık verilerini işledikleri için KVKK kapsamında veri sorumlusu olurlar ve yükümlülükleri yerine getirmelidirler.
- Eczaneler: Hastaların ilaç reçeteleri ve sağlık bilgilerini işledikleri için veri koruma yükümlülükleri vardır. VERBİS kayıtlarını yapmak zorundadır.
Özel Nitelikli Verilerin Korunması
Sağlık verileri;
- Hastalık durumu,
- Tedavi bilgileri,
- Genetik ve biyometrik veriler,
- Güvenlik kamera kayıtları gibi
özel nitelikli kişisel veri olarak sınıflandırılır. Bu nedenle işlenmesi ve korunması daha sıkı kurallara tabidir. Örneğin güvenlik kamera kayıtlarında hastanın tedavi aldığı an görülebiliyorsa, bu kayıt da özel nitelikli veri kapsamındadır ve aynı şekilde korunmalıdır.
Aydınlatma ve Açık Rıza
Hastaneler, poliklinikler ve eczaneler, hastaları ve diğer ilgili kişileri;
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
- Kimlerle paylaşılacağı,
- Saklama süresi ve hakları hakkında açık şekilde bilgilendirmekle yükümlüdür.
Bazı özel işlemler için hastadan açık rıza almak zorunludur.
Teknik ve İdari Önlemler
Bu kurumlar;
- Veri erişimini sınırlandırmalı,
- Bilgi güvenliği standartlarını uygulamalı,
- Çalışanlarına KVKK farkındalık eğitimi vermeli,
- Acil durum müdahale planları oluşturmalıdır.
KVKK Uyum Sürecinde Atılması Gereken Temel Adımlar
KVKK uyumu sağlamak isteyen hastane ve sağlık kuruluşlarının izlemesi gereken başlıca adımlar şunlardır:
- Veri İşleme Envanteri Hazırlama: İşlenen tüm kişisel veriler ve işleme süreçleri detaylıca analiz edilir ve kayıt altına alınır.
- VERBİS Kaydı: Yükümlülük kapsamındaki kurumlar VERBİS’e kayıt yaptırır.
- Politika ve Prosedürlerin Oluşturulması: Veri güvenliği, veri işleme, erişim yönetimi gibi alanlarda yazılı kurallar hazırlanır.
- Aydınlatma Metinlerinin Hazırlanması: İlgili kişilere verilecek bilgilendirmeler için metinler oluşturulur.
- Personel Eğitimi: Çalışanlar KVKK konusunda bilinçlendirilir.
- Teknik Güvenlik Önlemleri: Erişim kontrolleri, şifreleme, izleme sistemleri kurulur.
- Düzenli Denetim ve Güncelleme: Süreçlerin etkinliği sürekli gözden geçirilir ve güncellenir.
Sağlık Çalışanları İçin Farkındalık ve Eğitim Önemi
KVKK kapsamındaki yükümlülükleri doğru şekilde yerine getirmek için hastane personelinin bilgilendirilmesi şarttır. Sağlık çalışanları, veri güvenliği prosedürlerini bilmeli, hasta mahremiyetine özen göstermeli ve olası ihlallerde ne yapacaklarını öğrenmelidir.
Düzenli eğitimlerle çalışanların farkındalığı artırılmalı; veri sızıntısı, yetkisiz erişim gibi riskler en aza indirilmelidir. Bu sayede hem hasta güvenliği hem de kurum itibarı korunmuş olur.
KVKK İhlallerinde Karşılaşılabilecek Cezalar ve Örnekler
KVKK’ya aykırı hareket eden sağlık kurumları için idari para cezaları ve yaptırımlar çok ağırdır:
- VERBİS’e Kayıt Yaptırmamak: 272.380 TL’den başlayarak 13.620.40 TL’ye kadar.
- Aydınlatma Yükümlülüğünü İhlal: 68.083 TL – 1.362.021 TL arası.
- Veri Güvenliği Önlemlerini Almamak: 204.285 TL – 13.620.402 TL arası.
- Kurul Kararlarını Uygulamamak: 340.476 TL – 13.620.402 TL arası.
Örneğin, Türkiye’de özel bir hastanenin VERBİS kaydını geciktirmesi sonucu ciddi para cezası alması ve itirazlarının reddedilmesi durumu gündeme gelmiştir. Bu tür örnekler, uyumun önemini bir kez daha vurgulamaktadır. Yukarıda verilen ceza sınırları 2025 yılı için belirlenmiş tutarlardır.
Hastanelerde KVKK danışmanlığı, sağlık kurumlarının veri güvenliği ve yasal uyum süreçlerinin profesyonelce yönetilmesi demektir. Sağlık sektöründe işlenen kişisel verilerin özel nitelikli olması nedeniyle, hukuki, teknik ve idari tedbirlerin eksiksiz alınması şarttır.
Özel hastaneler, poliklinikler, doktorlar ve eczaneler, kişisel veri işleme süreçlerini detaylıca analiz etmeli; VERBİS kaydını zamanında tamamlamalı; aydınlatma ve veri güvenliği yükümlülüklerini titizlikle uygulamalıdır. Ayrıca, çalışan eğitimleri ve farkındalık artırma programlarıyla riskler minimize edilmelidir.
Unutulmamalıdır ki KVKK uyumu, sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda hasta güveni ve kurum itibarının korunması için stratejik bir gerekliliktir.
Sık Sorulan Sorular
Poliklinikler ve muayenehaneler KVKK yükümlülüklerini nasıl yerine getirir?
Kendi VERBİS kayıtlarını yapmak, aydınlatma metinlerini hazırlamak ve veri güvenliği önlemlerini almakla yükümlüdürler.
Sağlık verileri neden özel nitelikli kişisel veri sayılır?
Bu veriler hastanın sağlık durumunu, genetik ve biyometrik bilgilerini içerdiği için çok hassastır ve daha sıkı korunması gerekir.
VERBİS’e kayıt yaptırmamanın cezası nedir?
272.380 TL’den başlayarak 13.620.40 TL’ye kadar idari para cezası uygulanır.
KVKK uyumu için sağlık çalışanlarına ne tür eğitimler verilmeli?
Veri güvenliği, hasta mahremiyeti, veri işleme süreçleri ve ihlal durumunda yapılması gerekenler konularında düzenli eğitimler sağlanmalıdır.
Sosyal Medya Hesabımızı Takip Edebilirsiniz: Linkedin
